电子档案管理服务档案数字化扫描协议合同

电子档案管理服务协议

协议编号： WG-FW-20250925-001

甲方（委托方）： 文稿稿（上海）信息科技有限公司

• 法定代表人：高文
• 统一社会信用代码：91310000MA1K2L3M4N
• 地址：中国（上海）自由贸易试验区临港新片区业盛路188号
• 联系人：文稿稿
• 联系电话：95022435
• 此处为重复性常规要素信息，在线预览已省略

乙方（受托方）： 上海数安档案管理服务有限公司

• 法定代表人：王五
• 统一社会信用代码：91310115MA5F6G7H8J
• 地址：上海市浦东新区张江高科技园区科苑路1000号
• 联系人：赵六
• 联系电话：13900139000

签订日期： 2025年09月25日
签订地点： 上海市浦东新区

鉴于：

1. 甲方作为一家合法存续并从事经营活动的主体，在其业务过程中形成了大量具有重要价值的纸质档案，为提升管理效率、保障信息安全、满足数字化转型及合规监管要求，意图寻求专业的档案管理服务。
2. 乙方是依据中国法律合法设立并有效存续的专业档案管理服务机构，具备提供档案数字化处理、电子档案云存储、系统化管理、安全运维及专业咨询的资质、技术能力、硬件设施、安全体系和项目经验。
3. 甲乙双方依据中华人民共和国相关法律法规的规定，本着平等自愿、公平诚信、互利共赢的原则，经过充分协商，就甲方委托乙方向其提供电子档案管理及相关服务的全部事宜，达成如下协议，以资信守。

第一条 定义与释义

在本协议中，除非上下文另有明确解释，下列术语应具有如下特定含义：

1.1 档案：指由甲方合法持有并移交给乙方的，用于履行本协议服务的全部纸质文件、合同、凭证、报表、图纸、技术文档、人事记录、客户资料以及其他任何形式的原始资料。
1.2 数字化处理：指乙方按照本协议约定的技术规范，将纸质档案通过扫描、图像处理、光学字符识别（OCR）、元数据著录、数据挂接、质量检验等一系列流程，转化为电子档案的完整过程。
1.3 电子档案：指经过数字化处理后生成的，在内容和形式上与纸质档案保持一致的、具有法律效力的电子数据集合，其具体格式和标准由本协议约定。
1.4 元数据：指用于描述电子档案的背景、内容、结构、技术环境和管理过程的结构化数据集，具体著录字段及要求详见本协议附件一。
1.5 电子档案管理系统（以下简称“服务平台”）：指由乙方开发、运维并向甲方提供访问权限的、基于云计算和网络技术的软件应用程序，用于实现电子档案的安全存储、权限管理、检索、利用和审计。
1.6 个人信息：指档案中所包含的，以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，包括但不限于姓名、出生日期、身份证件号码、个人生物识别信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪信息。
1.7 数据安全事件：指因乙方未能履行其在本协议项下的安全保障义务，而导致的甲方电子档案数据及相关信息的意外或非法泄露、丢失、损毁、篡改、未经授权的访问、未经授权的披露或未经授权的使用。
1.8 机密信息：指一方（披露方）向另一方（接收方）披露的、与本协议有关的、具有保密性质的任何商业、财务、技术、运营信息，无论其形式为书面、口头、电子或其他，亦无论是否明确标注为“机密”。档案的全部内容本身即构成甲方的机密信息。
1.9 服务水平协议（SLA）：指本协议附件三《服务水平协议》中，乙方就其服务